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Development and Evaluation of a Minutes System Focusing on Importance in the Meeting
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### 和訳
会議における重要度に着目した議事録システムの開発と評価
平島大志郎 田中みちる 勅使河原美弥
創価大学大学院 工学研究科
dhirashi@soka.ac.jp michiru@t.soka.ac.jp teshiga@t.soka.ac.jp
**概要**
会議ってな、発表資料やらテキストの議事録やら、動画・音声データやら、めっちゃいろんなアウトプットが出てくるやん。で、これらのデータをお互いに参照できるようにして、大事なポイントをピックアップできたら、会議に出てた人だけやなくて、欠席した人もパッと議事録の内容がわかるようになるわけやねん。せやから、参加者が「ここ大事やで！」って思った重要度に注目して、会議のデータを集めて編集して、会議の流れがサクッとわかるWebページを自動で作ってくれるシステムを提案・開発したんや。手間もめっちゃ省けるで。このシステムでは、参加者が送った重要度が自動で集計されて、その状況がリアルタイムで参加者に見えるようになってんねん。まず最初にプロトタイプのバージョン1を作って、実際に使ってみた評価結果をふまえてバージョン2に強化したんや。最後に、新バージョンの評価結果を示して、開発したシステムがちゃんと有効やってことを証明するで。
**1. はじめに**
普通、研究室のゼミとか会議では、発表資料、テキスト議事録、動画・音声データとか、ほんまにいろんなアウトプットが生まれるやん。会議が終わった後に、参加者同士でデータをやり取りして、会議の内容を思い出したり、もっと深く考え直したりするやろ。動画と発表スライドとテキストデータをお互いに参照できたら、会議に出てた人はもちろん、欠席してた人にも内容がすぐわかるようになるはずやねん。でもな、なんでかっていうと、参加者それぞれのPCに散らばってるデータを集めて、お互い参照できるように編集するのって、めっちゃ大変な作業やねん。せやから、会議データを自動で集めて編集して、会議の流れがわかりやすいWebページを自動生成してくれるシステムを提案・開発したんや[1]。手間がほんまに省けるで。さらに、会議の中の大事なポイントを検索できる、もっと賢いシステムも提案したんや。この論文では、そのシステムの開発と評価について説明するで。
**2. 研究対象**
**2.1 対象とする場面**
この研究で対象にしてるんは、参加者がPCを使ってプレゼンしたり、音声や動画を録画したりするような会議やゼミやねん。図1が会議の場面の例やで。参加者全員が自分のノートPCを使ってて、発表者は自分のPCでプレゼンしてるんや。参加者AとDはPCにカメラをつけてて、会議の様子を録画してるで。
**図1. 研究対象の環境**
**2.2 コンテンツの流れ**
このセクションでは、会議で生まれるデータに注目して、データの記録からコンテンツの閲覧までの流れを考えるで。テレビ放送とかVoD（ビデオ・オン・デマンド）みたいな映像コンテンツを参考にすると、以下の4つのプロセスがあるんや。
(1) データの生成
(2) データの記録
(3) コンテンツの編集
(4) コンテンツの閲覧
(1) データの生成っていうのは、コンテンツのもとになるもんが生まれて蓄えられることやねん。人とか物とか出来事みたいな、コンテンツの素になるもんが特定の場所に存在してるんや。(2) データの記録は、(1)で生まれた映像とか音声データを録画・録音することやで。(3) コンテンツの編集は、わかりやすくするためにコンテンツを編集するプロセスやな。(4) コンテンツの閲覧は、視聴者にコンテンツを届けることや。図2は、データとコンテンツが(1)から(4)に流れていくプロセスを示してるで。
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### 和訳
(1)
(2)
データ生成
データ記録
(3)
(4)
コンテンツ編集
図2. データとコンテンツの流れ
コンテンツ閲覧
2.3 会議データの流れのプロセス
ここではな、さっき上で分けたコンテンツの流れを、会議で生まれるデータと照らし合わせて考えていくで。
まず、(2)の「データ記録」のプロセスについてやねんけど。会議のデータって、プレゼン資料とかテキストの議事録とか、動画・音声ファイルとか、いろいろあるやん？これがな、参加者それぞれのPCにバラバラに保存されてまうねん。せやから、これを一箇所にまとめようと思ったら、めっちゃやることが多いわけよ。「共有フォルダに保存してな〜」って参加者にお願いせなあかんし、共有ストレージどうするとか、データの保存方法どうするとか、考えなあかんことだらけやねん。
次に、(3)の「コンテンツ編集」のプロセスやな。会議で生まれるデータって、動画とか音声みたいなずーっと流れ続けるメディアだけやなくて、プレゼン資料やらテキストの議事録やらもあるやん。これらをお互いに参照しながら統合的に見ることで、会議の中身がちゃんとわかるようになるねん。Microsoft Producer for PowerPoint 2002 [2]みたいなツールもあるにはあるんやけど、こういうツール使う場合、データが増えれば増えるほど編集の手間もめっちゃ増えるねん。しかもデータに時間情報がなかったら、手作業で時間情報をつけなあかんし、さらにコンテンツをアップロードする作業も必要やし、ほんまに大変やねん。こういう問題点に注目してな、ワシらは、参加者だけやなくて欠席者にも会議の中身がわかるWebページを自動で作ってくれるシステムを提案したんよ。
3. システムの概要
この章では、提案するシステムの概要を説明するで。
3.1 Textmedia Recorder
Textmedia Recorderっていうのは、参加者それぞれのPCにインストールするソフトやねん。図3は、ワシらが開発したTextmedia Recorderのプロトタイプ・バージョン1の画面やで。
図3. Textmedia Recorder プロトタイプ・バージョン1
このTextmedia Recorderはな、複数人で共同作業しながら使える会議議事録ツールやねん。誰かがテキストボックスにメッセージ打ち込んだら、参加者全員のTextmedia Recorderのテキストボックスにそのメッセージが表示されるんよ。メッセージ送る時には、「議事録」「コメント・質問」「チャット」みたいなボタンを押して、メッセージの種類を指定できるようになっとるねん。
会議が進んでいくと、音声・動画ファイルやらプレゼン資料やら、いろんなファイルが参加者それぞれのPCで生成されていくやん。これらのファイルは、Textmedia Recorderによって時間と場所の情報つきで保存されるねん。図4は、Textmedia Recorderを使って会議データを自動アップロードしてる場面やで。
メディア統合サーバー
自動アップロード
D
T
V
E
B
T
A
V
T
C
T
意見交換
O
議事録の検索機能は
めっちゃ…
T：テキスト
V：動画
O：その他の資料
図4. 会議データの自動アップロードの場面
効果的な会議をやろうと思ったら、参加者みんなに平等に意見やコメントを言える機会がないとあかんやん。このTextmedia Recorderを使えば、発表者がプレゼンしてる最中でも、参加者が意見やコメントをやり取りできるねん。
Textmedia Recorderで記録・保存されたコンテンツは、時間情報つきで、ネットワーク接続があればすぐにサーバーにアップロードされるで。もし参加者のPCがオフラインやったら、ネットワークにつながるまでローカルのストレージに保存されて、つながった瞬間に即アップロードされるっていう仕組みやねん。
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### 和訳
3.2 記録コンテンツの投稿とアクセス
アップロードされたコンテンツはな、時間情報と一緒にメディア統合サーバーに保存されるねん。ほんで、メディアビューワーからリクエストが来たら、会議スケジュール機能と連携して、ちょうどええコンテンツを配信してくれるっちゅうわけや。図5がそのコンテンツ配信の流れを示してるで。
メディア統合サーバー
13:30
2
16:00
スケジュール情報から配信するコンテンツを決めるねん。
1
特定の会議のコンテンツをリクエストする。
「先週の会議の内容、把握したいねんけど」
3
コンテンツ配信
図5. コンテンツ配信の流れ
タイムラインと相互に参照しながら、配信コンテンツがユーザーのブラウザに送られるんやで。図6がコンテンツ閲覧画面の例やな。
図6. コンテンツ閲覧画面の例
テキスト議事録の中の発言リンクをクリックしたらな、その議事録が記録された時点の動画みたいな連続メディアが再生されて、同時にWebページやプレゼン資料も表示されるねん。動画が複数あったら、切り替えもできるで。
3.3 重要シーンの検索方法
会議の議事録を理解するには、検索機能がめっちゃ大事やねん。会議や講義を動画で記録して、テキスト議事録と紐付けるシステムはいくつかあるんやけど[3]、そういうシステムの多くはテキストと音声で動画を選ぶ検索機能しか持ってへんのよな。
なんでかっていうと、それだけやと動画検索には不十分やと考えられるからやねん。例えばな、議事録の中で「ユビキタス」って言葉を検索して、20件ヒットしたとするやん？でもその結果が、プレゼンの中身なんか、議論から出たアイデアなんか、雑談中のどうでもええ一言なんか、全然わからへんやろ？
このセクションでは、会議の詳細と重要度に注目した、テキスト議事録や連続メディアの検索方法について説明するで。
(1) 会議の詳細情報の提供
会議の詳細を把握するために、共同作業で「今何やってるか」を提供する方法を説明するわ。参加者がな、「議題の開始」「プレゼン」「議論」「雑談」「結論」みたいな会議の詳細をテキストメディアレコーダーに選んで入力するねん。この入力は一人だけやなくて、複数人でもできるんやで。
会議の詳細の推移を時間情報付きで記録しとくと、会議全体を把握できるし、会議後に動画や音声みたいな連続メディアの特定のポイントを検索できるようになるねん。例えばな、会議の決定事項を把握したい場合は、コンテンツの中の「結論（議題の終了）」のポイントを見たらその詳細がわかるし、その決定の背景を知りたい場合は、「結論」の前にある「議論」や「プレゼン」のポイントを見たら、簡単に背景がつかめるっちゅうわけや。図7が会議詳細の提供の例やで。
プレゼン 議題の開始 雑談 議論 雑談 結論（議題の終了）
0 1.0 2.0 t（時間）
この区間を参照したら決定の背景がわかるで。
この区間を参照したら決定事項がわかるで。
図7. 会議詳細の提供
(2) 会議における重要度の提供
「重要度」っていうのは、参加者が会議中に評価してつけるポイントのことやねん。参加者が誰かの意見に対して「これは大事やな」って感じたとき──例えば新しいアイデアとか、新しい発見とか、意思決定に関わる重要な意見とかな──そのときにシステムに重要度を入力するねん。入力方法はいろいろ考えてて、リアルタイムでキーボードの特定のキーを押す方法とか、レビュー回数から数値を選ぶ方法とかがあるで。データの種類や検索効率に応じて、適切な入力方法が選ばれるっちゅうことやな。
会議が終わった後はな、会議中に重要度が入力されたポイントに重要な情報があると考えられるわけや。例えば、20分間の「議論」区間の動画コンテンツがあったとしたら、多くの参加者が特に「これ大事や！」って感じた重要ポイントを検索できるねん。つまりな、それは
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### 和訳
プレゼンとかディスカッションみたいな、特定のポイントでの重要度を取れるようになってんねん。図8見てみ、会議の重要度を表示した例やで。
「重要ボタン」を
押した回数（ポイント）
重要な議事録は
このあたりに集中してるはずやねん。
で、そういうデータも一緒に保存せなあかんねんけど、ASSIST [4]のツールの一つである「外部データコンバータ」を使ったら、記録されたデータと時間情報を自動的に取得して、他のデータとの関連付けもできるようになんねん。このツール使ったら、外部デバイスから生成されたデータも収集できるように開発できるっちゅうわけや。
40
20
0
1.0
T（時間）
2.0
図8. 会議の重要度表示
この方法使ったらな、会議の詳細を検索できるようになんねん。例えば、どの時間帯に参加者がめっちゃ興味持ってたかとか分かるし、プレゼン資料とかテキスト議事録とか、動画とか音声ファイルとか、大量のデータの中からターゲットの情報をもっと効率よく探せるようになるわけや。
4. システムの全体構成
システムの全体構成は図9の通りやねん。このシステムは以下の3つのコンポーネントで成り立ってんで。
- メディア統合サーバ
- メディアレコーダ
- メディアビューワ
メディア統合サーバ
ページクリエイタ
メディアコンテンツ
メディアデータベース
メディアサーバ
メッセージレジスタ コンテンツエディタ
メディアビューワ
メディアマネージャ
メディア同期レジスタ
メッセージレジスタ
データレコーダ
4.2 メディア統合サーバ
メディア統合サーバっちゅうのは、いろんなコンテンツを保存するためのサーバやねん。メディア同期レジスタを通じてアップロードされたデータが、メディア統合サーバのデータベースに登録・保存されるんや。登録されたコンテンツは、メディアビューワからのリクエストに応じてユーザーに配信されるで。動画とか音声のストリーミングデータは、メディアサーバの部分を通じて配信されんねん。
ほんで、メッセージレジスタっちゅう部分があってな、会議の後に追加データとか新しいコメントとか、ディスカッションの詳細とか資料とかを保存するためのもんやねん。この部分を通じて、メディア統合サーバに非同期でデータをアップロードして保存できるんや。さらに、すでに登録済みのコンテンツを編集することもできるで。
4.3 メディアビューワ
メディアビューワは、ページクリエイタやメディアサーバを通じて、メディア統合サーバからコンテンツを閲覧するためのビューワやねん。上で説明した通り、メッセージレジスタやコンテンツエディタを通じて、コンテンツの登録や編集もできるようになってるで。
メディアコンテンツ
ローカルメディアデータベース
コンテンツエディタ
メディアビューワ
メディアレコーダ
図9. システムの全体構成
4.1 メディアレコーダ
メディアレコーダはな、プレゼン資料とかテキスト議事録とか、動画とか音声ファイルとか、生成されたデータ全部を記録する機能を持ってんねん。保存されたデータは、生成時刻とかユーザー情報とか会議情報とか重要度の値と紐付けて、メディア同期レジスタを通じてアップロードされるんや。
会議中にはな、外部デバイスから生成されるいろんなデータがあるやろ。例えば、ボイスレコーダーで録音した参加者の声とか、デジタルビデオカメラで撮った動画とか、デジカメで撮った写真とかな。そういうデータも一緒に保存せなあかんって考えられてんねん。
5. システムの実際の利用
ほんで、うちらの研究室ゼミで開発したTextmediaレコーダのプロトタイプ版1を実際に使ってみてん。この章では、ゼミ参加者のコメントも含めた結果を紹介するで。システム利用の状況は以下の通りや。
- ゼミの参加者の合計：120人
- システム利用の参加者の合計：51人
- ゼミの実施回数：11回
- 投稿・保存された議事録コメントの数：3257件
- 保存された重要度の数：1097件
5.1 システム全体に対する参加者の意見・コメント
参加者の意見・コメントは3つに分類できてん。(1) 議事録のインターフェースについて、(2) 会議管理の強化について、(3) 重要度について、や。各カテゴリの上位2つの意見・コメントは以下の通りやで。
(1) 議事録のインターフェースについて
- 誰がコメント投稿したんか、もっとはっきり分かるようにしてほしいわ。
- 議事録はチャットとかコメントとかと分けて表示してほしいねん。
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### 和訳
6. テキストメディアレコーダーの改良とその評価
前の章の結果をふまえて、テキストメディアレコーダーのプロトタイプ バージョン2を開発したんよ。この章では、その改良の中身と評価について詳しく説明していくで。
6.1 テキストメディアレコーダーの改良
5.1の(1)から(3)で出てきた参加者の意見・コメントと、5.2の重要度の提出っていう話をふまえて、システムをパワーアップさせて、テキストメディアレコーダー プロトタイプ バージョン2にしたんや。図10がそのバージョン2の画面やで。
図11. テキストメディアレコーダー プロトタイプ バージョン2
まず、5.1(1)の「議事録のインターフェースについて」っていう改善ポイントやけど、左側のテキストエリアに議事録の文章がずらっと並んで、右側のテキストエリアにはその他のコメントが並ぶっていうインターフェースを作ったんよ。しかもな、右のテキストエリアと左のテキストエリアを連動させるようにしてん。なんでかっていうと、右側のコメントがどの議事録の文章を参照してるんかがパッとわかるようにしたかったからやねん。
次に、5.2の「重要度の提出」についてやけど、特定の議事録テキストに投票できるようにしたんや。議事録の文章をダブルクリックしたら、その議事録の重要度ポイントがひとつ上がって、文章の頭にその重要度ポイントの数字がつくねん。この重要度の投票はな、参加者がみんな同時にできるようになってて、テキストメディアレコーダーが投票状況をリアルタイムで見せてくれるんよ。図12が重要度の投票の様子やで。
(2) ミーティング運営の改善について
- チャットがセミナーの進行を邪魔してまうことがあるねん。
- 教授みたいな上の人とか先輩が話してるときは、議事録やコメントを取りがちになるっていう傾向があるんよ。
(3) 重要度について
- 重要な議事録ポイントはもっと強調して、パッと認識できるようにせなあかんで。
- 決定事項とか来週のトピックは、めっちゃ目立つようにすべきやねん。
(1)については、テキストメディアレコーダーの議事録エリアのインターフェースを改善したら解決できるんよ。(2)については、議事録を取る人を複数人にして、交代で取るようにしたら対処できるやろ。(3)については、重要度のレベルに応じて文字の色とかサイズを変えたり、議論のテーマが変わるタイミングで特別なメッセージを表示したりしたら対処できるんちゃうかなっていう話やねん。
5.2 重要度の提出
このセクションでは、議事録と重要度の関係性を考えながら、得られた重要度について検討していくで。
図10が議事録と重要度の関係を示したグラフやねん。重要度は細い線で表されてるんよ。この線の最初のピークはシステムのテスト時のもんやな。議事録の重要度は太い線で示されてて、全体的にはわりと低い値になってるんや。丸で囲まれた部分を見ると、2つの線にはなんか相関がありそうやねんけど、それ以外の部分では相関がなさそうやな。特定の相関が見つからへん部分もあるなぁっていうのがワイらの考察やねん。
セミナーに実際に参加して、参加者がテキストメディアレコーダーをどう使ってるか観察してみたらな、示された重要度にはいろんな種類があることがわかってん。重要度の対象がめっちゃ多様やねん。つまり、参加者の発言、議事録のテキスト、プレゼンのページ、参考資料として画面に映ってるWebページとか、いろんなもんに対して「これ重要や！」って思ってるわけよ。テキストメディアレコーダーは重要度をシンプルに記録することはできるんやけど、「何が」重要なんか、「なんで」重要なんかっていうのは記録でけへんのよ。せやから、「何が」重要で「なんで」重要なんかを、ちゃんとはっきり示す仕組みが必要やなっていうことやねん。
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## Page 6
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### 和訳
ダブルクリックや！！
図12. 重要度の投票
そういうわけで、5.2の「重要度の提出」に関する問題が改善されてん。ほんで5.1(3)の「重要度について」の問題に関しても、参加者にとって大事な議事録を見せることができるようになったんやで。
6.2 Textmedia Recorderプロトタイプ バージョン2の評価
ゼミでアンケート取って、Textmedia Recorderのプロトタイプ バージョン2を評価してん。参加者は10人で、システム使ったんは4人や。5.1の「ミーティング管理の強化について」の問題改善のために、参加者のうち1人だけが議事録係をやってん。アンケートの質問は以下の通りやで。
Q1. ミーティングの重要な項目、ちゃんと把握できた？
Q2. 他の参加者が指摘したポイント、わかった？
Q3. 自分の研究テーマ、はっきりした？
Q4. このシステム、議事録まとめるのに役立つと思う？
参加者には1（めっちゃええ）から5（めっちゃあかん）で選んでもらって、それぞれの質問に理由も書いてもらってん。返ってきたアンケートから平均点を計算した結果がこれや。
Q1. 平均点 2.75
Q2. 平均点 3.5
Q3. 平均点 3.0
Q4. 平均点 4.25
Q1からQ3は、議事録のレビューから大事なポイントを掴めたかどうかを聞いてるんやけど、まだ改善の余地がありそうやねん。理由は大きく2つに分けられるで。
(1) テキストの議事録だけやと、ゼミの詳しい内容を把握するんが難しい。
(2) 議事録と重要度の提出だけでは、ゼミの詳細を知るには足りへん。
(1)はな、テキストだけの内容から詳細を掴むんが難しいっていう意見やねん。これはプレゼンのスライドとか音声、動画みたいな他の資料と相互参照できるようにしたら解決できる問題やで。
(2)に関しては「このシステムに慣れてへんから、議事録も重要度も提出でけへんかった」っていう意見があってん。やから、参加者がシステムに慣れたら解決できる問題やねんけど、重要度を確実に取得する方法はちゃんと考えなあかんな。例えば、ゼミの途中とか終わった後に重要度を提出する時間を数分設けるとか、そういう工夫で改善できるはずやで。
Q4がいっちばん高い点数やってん。参加者からはこんな理由が書かれとった。「口頭で議論してへん参加者がコメントとして投稿した別のアイデアを、議事録と同期して見られるのがええ」「コメントが何を指してるかわかるのがええな。なんでそのコメントが投稿されたか理解できるわ」。改善したシステムは、ミーティングの詳細を把握するのにめっちゃ使えるっちゅうことやな。
7. まとめ
この論文では、データを自動収集からアップロードまでの処理プロセスについて考えてん。次に、自動生成されたテキスト議事録の重要度と、参加者が提出した重要度の関係について検討したで。さらに、何が重要かをわかりやすく示すための改善システムについて説明して、評価結果を述べて、わしらが提案したシステムの有効性を示したんや。
今後は、提案システムの評価を続けて、もっと実用的に使えるように強化していくで。あと、Webブラウザだけでプレゼンのページを共有できる「スライド同期ツール」[5]とか、協調学習でインタラクティブなQ&Aを管理できる「システムMASA」[6]に組み込んで、教育面での活用可能性も考えていくつもりや。
8. 参考文献
[1]平嶋大志郎, 南田肇, 田中みちる, 勅使河原美智: Web公開によるリアルタイム会議データの自動提供手法の提案, 第65回情報処理学会全国大会 第4分冊, pp.137-138, 2003.3
[2]Microsoft Producer for PowerPoint 2002:
http://www.microsoft.com/japan/windows/windowsmedia/technologies/producer.asp
[3]Patrick Chiu, John Boreczky, Andreas Girgensohn, Don Kimber: LiteMinutes: An Internet-Based System for Multimedia Meeting Minutes, 第10回World Wide Web国際会議論文集, pp.140-149, 2001年4月
[4]田中みちる, 勅使河原美智: 非同期・同期マルチメディア会議システムにおける多様なデバイスのキャプチャ設備の設計: マルチメディア・分散・協調・モバイルシンポジウム2000論文集, pp.367-372, 2000.6
[5]田中みちる, 勅使河原美智: 軽量Webベースのスライド共有ツール: 大学講義での実用的利用の評価, CSCL2003論文集, 2003.6
[6]高木正則, 田中みちる, 勅使河原美智: 情報教育シンポジウムSSS2003論文集, pp.27-34, 2003.8
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